INFORMATIVA UNIFICATA WHISTLEBLOWING PER SOGGETTI INTERESSATI DALLA SEGNALAZIONE

(segnalante, facilitatore, persone del medesimo contesto lavorativo, colleghi di lavoro del segnalante e segnalato)

Ex artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

La presente informativa si rivolge a tutti i soggetti interessati cui si applica la tutela di cui al D.lgs.24/2023 (segnalante, facilitatore, persone del medesimo contesto lavorativo e colleghi di lavoro del segnalante) e al segnalato. L’informativa viene resa in forma unificata, in base anche a quanto indicato dalle Linee Guida ANAC, per evitare elevati flussi informativi dai quali è possibile dedurre il coinvolgimento della persona in una segnalazione vanificando le tutele per la riservatezza approntate dal D.lgs. 24/2023 in materia di Whistleblowing.

Il Titolare del trattamento dei dati è DOLFIN S.p.A. – S.S. 114, Km 71,043 - 95018 Risposto (CT) P.IVA 02917440873 che tutela e garantisce la riservatezza dei dati personali dell’interessato e assicura la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.

Il Titolare ha indicato le policy e prassi più avanti indicate o richiamate, aventi riguardo alla raccolta e all’utilizzo dei dati personali e all’esercizio dei diritti che ti sono riconosciuti dalla normativa applicabile. Il Titolare ha cura di aggiornare le policy e le prassi adottate per la protezione dei dati personali ogni volta che ciò si renda necessario e comunque in caso di modifiche normative e organizzative che possano incidere sui trattamenti dei tuoi dati personali. 

Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei tuoi Dati per le finalità indicate più avanti trova base giuridica:

-              nell’adempimento di un obbligo di legge (art. 6.1 b) Regolamento) e nell’ambito del rapporto di lavoro nell’assolvimento di obblighi e nell’esercizio di diritti specifici della Società o Suoi in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale (art. 9.2 b) Regolamento);

-              nella necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria da parte della Società (art. 6.1 f) e art. 9.2 f) Regolamento).

Quali dati il Titolare raccoglie, perché e come li tratta

I dati personali che ti riguardano, quali

• nome, cognome, e-mail, telefono, ruolo (per il solo segnalante);
• dati personali ricavabili dalla segnalazione - ad esempio: dati identificativi, data, luogo, modalità e descrizione del fatto (per il segnalante, segnalato, facilitatore, persone del medesimo contesto lavorativo e colleghi di lavoro del segnalante)

saranno trattati per le finalità che seguono:

1. l’esecuzione e la gestione del procedimento di whistleblowing e delle attività inerenti a tale procedimento

Il trattamento sarà volto all’attuazione di quanto disposto dal D.Lgs. 24/2023 per la gestione del procedimento di whistleblowing ed in particolare per accertare, mediante specifiche attività istruttorie, la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione, con riguardo ai presunti illeciti denunciati nell’interesse dell’integrità del Titolare e della tutela del Diritto dell’Unione. I tuoi dati saranno trattati in prima istanza dal Gestore delle Segnalazioni.

I dati potranno essere trattati da soggetti interni appositamente autorizzati e formati e, in caso di necessità di indagine o collegate all’esito della stessa, potranno essere condivisi con il datore di lavoro e con soggetti interni come previsto dalla legge o da norme regolamentari.

Qualora la segnalazione interna sia presentata a soggetti diversi da quelli di seguito indicati, questi soggetti sono istruiti a trasmetterla entro sette giorni dal suo ricevimento, ai soggetti di seguito indicati, dandoti contestuale notizia della trasmissione. Tutti coloro che lavorano per conto del Titolare del Trattamento, hanno ricevuto idonea autorizzazione in tal senso, per come specificato dall’art. 2-quaterdecies del D.Lgs 196/03, modificato dal D.Lgs. 101/18.

[Per solo il segnalante] i tuoi dati personali potranno essere raccolti tramite la piattaforma Whistleblowing dedicata https://dolfin.segnalazioni.net, che è il canale preferenziale che si consiglia di utilizzare per meglio garantire le forme di tutela previste dalla Legge, mediante tuo inserimento diretto o mediante inserimento da parte del Gestore delle Segnalazioni o di altro soggetto autorizzato nel caso in cui la segnalazione sia resa mediante il canale orale (registrazione di messaggio vocale) o incontro diretto o mediante altro canale, per come indicato nel capoverso precedente. Nel primo caso, il sistema garantisce il camuffamento della tua voce, al fine di impedire la tua identificazione.

Nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dall’ente contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.

Qualora invece la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare o della persona comunque coinvolta nella segnalazione, quest’ultima sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo previo consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

Qualora il soggetto segnalante neghi il proprio consenso, la segnalazione non potrà essere utilizzata nel procedimento disciplinare che, quindi, non potrà essere avviato o proseguito in assenza di elementi ulteriori sui quali fondare la contestazione.

[Per gli altri soggetti interessati diversi dal segnalante] I tuoi dati personali sono raccolti tramite terzi, in particolare dalla segnalazione pervenuta al Titolare mediante i canali interni dedicati.

Il conferimento dei dati è necessario, il mancato rilascio comporta per il Titolare l’impossibilità di svolgere l’attività di accertamento.

È consentita la segnalazione in forma anonima, essendo garantito dalla piattaforma Whistleblowing dedicata, la possibilità di mantenere anche in questo caso un canale di comunicazione col segnalante, garantendo le dovute tutele.

2) per la comunicazione a terzi

Al fine di svolgere correttamente tutte le attività di trattamento necessarie a perseguire le finalità di cui alla presente informativa, i seguenti Destinatari potranno trovarsi nella condizione di trattare i tuoi dati personali:

• Autorità Giudiziaria o altre Autorità/Organismi esterni;
• Avvocati/Consulenti.

La comunicazione a questi soggetti avviene in ottemperanza a specifici obblighi di legge cui il Titolare attende per loro tramite. Ogni comunicazione che non risponde a tali finalità sarà sottoposta al tuo consenso.

I tuoi dati personali non saranno in alcun modo diffusi o divulgati verso soggetti indeterminati e non identificabili neanche come terzi.

Attività di sicurezza informatica

In aggiunta a quanto sopra scritto, i dati possono essere trattati con le seguenti finalità:

• controllo e monitoraggio dei servizi esposti in rete e sulle piattaforme di pertinenza del Titolare e messi a tua disposizione anche in ragione delle attività svolte per conto del titolare (amministrazione dei sistemi in uso, etc.)
• implementazione procedure di rilevazione e notificazione delle violazioni di dati personali (data-breach)

con la seguente base giuridica:

• Svolgimento attività dipendenti dal rapporto instaurato
• Adempimento di obblighi di legge (rilevazione e notificazione di eventi di data breach)
• Interesse legittimo

Dove e per quanto tempo vengono conservati i dati?

Il Titolare verifica periodicamente gli strumenti mediante i quali i tuoi dati vengono trattati e le misure di sicurezza per essi previste di cui prevede l’aggiornamento costante; verifica, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, che non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati dati personali di cui non sia necessario il trattamento; verifica che i dati siano conservati con la garanzia di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti.

I dati personali vengono conservati anche in archivi elettronici protetti mediante misure di sicurezza efficaci e adeguate a contrastare i rischi di violazione considerati dal Titolare per il tempo necessario agli adempimenti conseguenti all’accertamento richiesto e comunque non oltre 5 anni decorrenti dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, ai sensi dell’art 14, co. 1, D.lgs. 24/2023, salvo eventuale instaurazione di procedimento disciplinare interno o di contenzioso per il tempo necessario alla difesa in giudizio e per quanto ne consegue. Esaurite tutte le finalità che legittimano la conservazione dei tuoi dati personali, il Titolare avrà cura di cancellarli o di renderli in forma anonima.

Esercizio dei diritti

La normativa non riconosce al soggetto segnalato il diritto di essere sempre informato della  segnalazione  che  lo  riguarda:  tale  diritto,  infatti,  è  garantito  esclusivamente nell’ambito  del  procedimento eventualmente  avviato  nei  suoi  confronti  a  seguito  della  conclusione  dell’attività  di  verifica  e  di analisi della segnalazione e nel caso in cui tale procedimento sia fondato in tutto o in parte sulla segnalazione.

Il soggetto segnalato o  le persone menzionate nella  segnalazione,  con  riferimento  ai  propri  dati personali  trattati  nell’ambito  della  segnalazione,  divulgazione  pubblica  o  denuncia,  non  possono esercitare – per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata – i diritti che normalmente il Regolamento (UE) 2016/679 riconosce agli interessati (vedi avanti). Dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante e degli altri soggetti interessati, ai sensi dell’art. 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.  In tali casi, dunque, al soggetto segnalato o alla persona menzionata nella segnalazione è preclusa anche la possibilità, laddove ritengano che il trattamento che li riguarda violi suddetti diritti, di rivolgersi al titolare del trattamento e, in assenza di risposta da parte di quest’ultimo, di proporre reclamo al Garante della protezione dei dati personali.  

Quando la Legge non impedisce l’esercizio, comunque, i diritti dell’interessato sono quelli di:

• accesso;
• rettifica;
• cancellazione, fatto salvo per quei dati la cui conservazione è obbligatoria per legge da parte del Titolare;
• limitazione del trattamento se applicabile;
• opposizione al trattamento se applicabile;
• portabilità se applicabile.

In sostanza l’interessato, in ogni momento e a titolo gratuito e senza oneri e formalità particolari per la sua richiesta, può:

• ottenere la conferma del trattamento operato dal Titolare;
• accedere ai propri dati personali e conoscerne l’origine quando i dati non sono ottenuti direttamente dall’interessato, le finalità e gli scopi del trattamento, i dati dei soggetti a cui essi sono comunicati, il periodo di conservazione dei suoi dati o i criteri utili per determinarlo;
• ottenere l’aggiornamento o la rettifica dei propri dati personali in modo che siano sempre esatti e accurati;
• ottenere la cancellazione dei propri dati personali dalle banche dati e/o dagli archivi anche di backup nel caso, tra gli altri, in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assume come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo;
• ottenere la limitazione del trattamento dei propri dati personali in talune circostanze, ad esempio laddove ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza. L’interessato deve essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata;
• ottenere i propri dati personali, allorché ciò non sia escluso per la natura giuridica del Titolare, se il loro trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, in formato elettronico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare del trattamento.

Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta dell’interessato. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute. In tali casi, il Titolare, entro un mese dal ricevimento della sua richiesta, informerà l’interessato e lo metteranno al corrente dei motivi della proroga.

Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la sua richiesta, l’interessato deve riferirsi alla mail privacy@dolfin.it   

Reclami

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziaria, allorché si ravvisino violazioni a suo discapito derivanti dal trattamento dei dati personali, l’interessato può presentare un reclamo all’autorità garante per la protezione dei dati personali, a meno che non vi siano le condizioni o la violazione della normativa in materia di protezione dei dati personali avvenga in altro paese dell’Ue, nel qual caso la competenza a ricevere e conoscere il reclamo sarà delle autorità di controllo ivi stabilite.

Ai sensi dell’art. 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, al segnalato è preclusa, in assenza di risposta da parte del segnalante, di proporre reclamo al Garante della Privacy (ai sensi dell’art. 77 dal Regolamento (UE) 2016/679).

Ogni aggiornamento della presente informativa sarà comunicato all’interessato tempestivamente e mediante mezzi congrui e altrettanto gli sarà comunicato se il Titolare darà seguito al trattamento dei suoi dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa, prima di procedervi e per dar seguito agli adempimenti che ne conseguono.