TITOLO I - DISPOSIZIONI GENERALI
1. SCOPO
Dolfin S.p.A ed i propri shareholder (di seguito anche solo “DOLFIN” o “la Società”) svolgono il proprio business con lealtà, correttezza, trasparenza, onestà, integrità e nel rispetto di leggi, regolamenti e normative nonché degli standard e linee guida applicabili alle loro attività.
Pertanto, DOLFIN - al fine di favorire una cultura etica all’interno della propria “Catena del Valore” - adotta strumenti volti a prevenire, scoprire e segnalare condotte illecite poste in essere in violazione della normativa cogente e interna, nonché dei principi etici promossi e incoraggia i propri dipendenti, azionisti, nonché i soggetti che - a qualsiasi titolo – svolgano o abbiano svolto prestazioni in favore di DOLFIN o ricoprano funzioni di amministrazione, direzione, controllo vigilanza o rappresentanza a segnalare qualsiasi comportamento, atto od omissione rilevante ai sensi della presente procedura e di cui gli stessi siano a conoscenza.
A tal scopo, DOLFIN ha implementato e adottato un sistema di gestione del whistleblowing conforme al D.Lgs. 24/2023.
La presente Procedura in particolare ha come scopo quello di regolamentare i canali di segnalazione interna delle violazioni di illeciti o irregolarità, informare circa i canali di segnalazione esterna alternativi e rimuovere i fattori che possano ostacolare o disincentivare le segnalazioni, nonché regolamentare le misure a tutela dei segnalanti e il sistema disciplinare. Il contenuto della presente Procedura, comunque, non si sostituisce al testo ufficiale del D.Lgs. 24/2023 ed alle altre disposizioni ivi richiamate, le quali costituiscono riferimento principale per l’attuazione precipua degli adempimenti derivanti.
2. DEFINIZIONI
AUTORITÀ NAZIONALE ANTICORRUZIONE (ANAC): ai sensi del d.lgs. n. 24/2023, è l’Autorità deputata alla gestione dei canali di segnalazione esterna.
CODICE DI ACCESSO: si intende il codice di accesso fornito per accedere alla Piattaforma di Segnalazione.
DESTINATARI: si intendono le Persone di DOLFIN, nonché i soggetti terzi, persone fisiche o giuridiche, (quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, fornitori, lavoratori autonomi e liberi professionisti, consulenti o clienti e altri soggetti che intrattengono rapporti contrattuali DOLFIN come collaboratori o business partners). In particolare, sono ricompresi tutti i soggetti di cui all’art. 3 del d.lgs. n. 24/2023;
FACILITATORI: si intendono quei soggetti, persone fisiche, operanti nel medesimo contesto lavorativo del segnalante e che abbiano prestato/prestano assistenza a quest’ultimo nel processo di segnalazione.
GESTORE DELLE SEGNALAZIONI: persona fisica esterna, autonoma e con specifica competenza documentata in materia di prevenzione dei reati e vigilanza, al quale DOLFIN affida la responsabilità di gestire le segnalazioni pervenute attraverso il Canale di Segnalazione Interna.
PERSONE DI DOLFIN: tutti i legali rappresentanti, i soci, gli amministratori, dirigenti, dipendenti (qualunque sia l’inquadramento giuridico e contrattuale della prestazione, inclusi tirocinanti e volontari) e membri di organi di controllo di DOLFIN.
PROCEDURE INTERNE: tutte le procedure, policy, istruzioni operative e tutti gli altri documenti che fanno parte del sistema normativo aziendale.
DOLFIN: Dolfin S.p.A. (anche “Società”).
PIATTAFORMA DI SEGNALAZIONE O SISTEMA DI SEGNALAZIONE O SISTEMA INFORMATICO: il sistema informatico che garantisce, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
SEGNALAZIONE ESTERNA: segnalazione effettuata attraverso i canali gestiti dall’ANAC e ai quali i soggetti privati possono ricorrere alle condizioni previste dal d.lgs. 24/2023;
SEGNALAZIONE INTERNA RILEVANTE: qualsiasi comunicazione, effettuata con i canali di segnalazione predisposti ai sensi della presente Procedura, avente ad oggetto il ragionevole e legittimo sospetto o la consapevolezza di violazioni (comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante sia venuto/a conoscenza nel contesto lavorativo, inclusi i tentativi di violazione) posti in essere da dipendenti o rappresentanti di DOLFIN, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di DOLFIN.
È “rilevante” la segnalazione che ha ad oggetto:
a) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che costituiscano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l’integrità della Società
b) condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;
c) violazione di quanto previsto dai sistemi di gestione implementati in azienda;
d) in generale, tutto quanto indicato dall’art. 2, comma 1, lettera a) e allegati richiamati del D.lgs. 24/2023
SEGNALAZIONE ILLECITA: Segnalazione che, dagli esiti della verifica preliminare e sulla base di elementi oggettivi, si rilevi infondata e rispetto alla quale le circostanze accertate consentano di ritenere che sia stata effettuata in malafede o con dolo o colpa grave.
SOGGETTI SENSIBILI COLLEGATI AL SEGNALANTE: a norma del D.lgs. 24/2023, si intendono tali i soggetti facilitatori del segnalante, le persone legate al segnalante da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado e che operino nello stesso contesto lavorativo, i colleghi del segnalante, gli enti di proprietà del segnalante o che operano nel medesimo contesto lavorativo. A tali soggetti sono estese le medesime misure di protezione previste per il segnalante.
SEGNALANTE (cd. Whistleblower): la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo. Sono soggetti legittimati alla segnalazione i vertici aziendali , dipendenti (di qualsiasi categoria: a tempo determinato, indeterminato, dirigenti, stagisti, etc.) ed ex lavoratori, collaboratori, consulenti, business partners e tutti i soggetti di cui all’art. 3 del d. Lgs. n 24/2023 attuativa della direttiva UE 2019/1937.
SISTEMA DI GESTIONE DEL WHISTLEBLOWING: il sistema di gestione, conforme al D.Lgs. 24/2023, implementato e adottato da DOLFIN per le attività di gestione delle segnalazioni, dalla ricezione alla chiusura.
3. CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente Procedura si applica a tutte le attività di DOLFIN, ovunque svolte.
Si applica a tutti gli amministratori, membri di organi di controllo, dipendenti e collaboratori della Società e – in ogni caso – di chiunque agisca in nome, per conto o nell’interesse di DOLFIN (a titolo esemplificativo: consulenti, fornitori, agenti, etc.), così come specificato in seno alla definizione di “Destinatari”.
4. PRINCIPALI RIFERIMENTI NORMATIVI
Normativa Cogente
• Codice civile;
• Codice penale;
• D. Lgs. n. 231/2001 “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica”;
• D. Lgs. N. 101/2018 “Disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati)”;
• D.Lgs. n 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” – Integrazione D.Lgs. 101/18;
• Regolamento UE 679/2019 “Regolamento Generale sulla Protezione dei dati”;
• Direttiva UE 2016/680 relativa alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle autorità competenti a fini di prevenzione, indagine, accertamento e perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la decisione quadro 2008/977/GAI del Consiglio;
• D.lgs. n. 24/2023 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” e ulteriore legislazione/regolamentazione ivi citata/richiamata;
• Delibera ANAC n°311 del 12 luglio 2023 “Linee guida in materia di protezione delle persone che
• segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”.
Normativa interna
• Documenti organizzativi (es. deleghe interne, procure, mappa dei poteri, etc.) vigenti in Società;
5. ADOZIONE DELLA PROCEDURA E DIFFUSIONE
Alla presente Procedura viene garantita la massima diffusione possibile.
A tal fine, è infatti pubblicata sul sito internet di DOLFIN, sulla rete intranet aziendale e resa disponibile in diversi formati su ulteriori gestionali aziendali, nonché presso le sedi societarie.
La funzione Risorse Umane di DOLFIN assicura che la presente Procedura sia resa nota tempestivamente a tutti i dipendenti della Società (ed anche ai neo-assunti al momento dell’assunzione) e richiamata all’attenzione con periodiche comunicazioni.
6. PRINCIPI GENERALI
Le attività regolamentate dalla presente Procedura devono essere svolte, oltre che nel rispetto delle disposizioni di Legge, anche nel rispetto dei principi e contenuti della normativa cogente e interna sopra indicata, alla quale deve attenersi chiunque coinvolto nel processo.
Particolare attenzione deve essere prestata nella prevenzione dei conflitti di interesse e nella trasparenza delle operazioni. Pertanto, ciascun collaboratore s’impegna ad assicurare l’interesse della Società ed operare in assenza di conflitto d’interesse tra ruolo aziendale ricoperto e attività economiche di tipo personale.
In conformità alla normativa cogente, può costituire oggetto di segnalazione qualsiasi comunicazione avente ad oggetto il ragionevole e legittimo sospetto o la consapevolezza di comportamenti illeciti, atti od omissioni posti in essere da dipendenti o rappresentanti della Società che possano recare un danno anche solo di immagine alla Società stessa nonché a terzi.
Il funzionamento del Sistema di Segnalazione si basa, altresì, sui seguenti principi fondamentali:
• Libero accesso: tutte le Persone di DOLFIN e i soggetti terzi di cui all’art. 3 del D.Lgs. n 24/2023 che interagiscono con DOLFIN sono legittimati a effettuare segnalazioni attraverso il Sistema descritto nella presente Procedura.
• Indipendenza e professionalità degli Uffici coinvolti nella gestione delle segnalazioni: tutti gli uffici coinvolti nella gestione della segnalazione svolgono le proprie attività assicurando il mantenimento delle necessarie condizioni di indipendenza e la dovuta obiettività, competenza e diligenza professionale.
• Formazione: l’erogazione ai dipendenti e vertici aziendali della formazione specifica sulla normativa applicabile e sui contenuti della presente Procedura costituisce parte del processo di gestione ed è programmata con cadenza regolare.
• Tutela del segnalante (c.d. whistleblower) e dei soggetti sensibili ad esso collegati: in conformità a quanto previsto dal d.lgs. 24/2023, al segnalante e ai soggetti sensibili ad esso collegati sono garantite le seguenti tutele. Precisamente:
a) Obbligo di riservatezza, di cui al paragrafo “Tutela dell’identità del segnalante e della riservatezza delle informazioni” della presente procedura.
DOLFIN e i Gestori delle Segnalazioni prevedono e applicano criteri e modalità di comunicazione idonei a tutelare l’identità, nonché l’anonimato dei dati identificativi dei segnalanti e dei soggetti sensibili ad esso collegati (cd. “principio di riservatezza del Segnalante”), evitando in ogni caso la comunicazione dei dati acquisiti a soggetti estranei al processo di istruzione e trattazione delle segnalazioni. I soggetti deputati alla ricezione e gestione delle segnalazioni, nonché qualsiasi ulteriore dipendente o soggetto che, a qualsivoglia titolo, anche solo accidentalmente, venga a conoscenza di una segnalazione è tenuto a garantire la massima riservatezza sui soggetti e sui fatti segnalati.
b) Divieto di ritorsioni, di cui al paragrafo “Divieto di atti ritorsivi, vessatori o discriminatori” della presente procedura.
A tutti i dipendenti di DOLFIN (o soggetti collegati) è fatto assoluto divieto di porre in essere atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione nei confronti del segnalante e dei soggetti sensibili ad esso segnalati. Nel caso di violazioni delle misure di tutela del Segnalante sono previste le sanzioni di cui al successivo paragrafo “Sistema Sanzionatorio”.
• Tutela del segnalato: DOLFIN e il Gestore delle Segnalazioni prevedono e applicano criteri e modalità di comunicazione idonei a tutelare l’identità e l’onorabilità delle persone menzionate nelle segnalazioni, i soggetti segnalati sono, pertanto, tutelati sia con riferimento alla confidenzialità delle segnalazioni che li riguardano e delle eventuali indagini svolte, sia alla protezione degli stessi da eventuali segnalazioni ritorsive e/o diffamatorie. In caso di segnalazioni illecite, a tutela dell’immagine e reputazione dei soggetti ingiustamente segnalati, non sono applicate al segnalante le misure di tutela previste e DOLFIN assicura l’adozione delle sanzioni disciplinari previste dal sistema e dalla normativa applicabile anche nei confronti del segnalante. Inoltre, i soggetti / Uffici coinvolti oggetto di segnalazione illecita sono informati del contenuto della segnalazione illecita e dell’identità del segnalante per consentire loro di valutare eventuali azioni a propria tutela.
• Dovere di segnalare: i Destinatari hanno il dovere di segnalare le violazioni di cui vengano a conoscenza o di cui abbiano un ragionevole sospetto.
•Divieto di effettuare segnalazioni manifestamente infondate e/o diffamatorie: è vietato effettuare segnalazioni manifestamente infondate e/o effettuate con dolo a fini diffamatori; in caso di segnalazioni manifestamente infondate e/o diffamatorie, potranno essere intraprese iniziative a carattere disciplinare per la tutela di DOLFIN e del segnalato.
•Dovere di indipendenza e professionalità nella gestione delle segnalazioni: tutti i soggetti coinvolti, a qualsivoglia titolo, nel processo di gestione delle segnalazioni devono svolgere i relativi compiti nel rispetto dei doveri di indipendenza e garantendo l’accurata ed efficiente gestione di tutte le segnalazioni.
•Tutela dell’integrità delle segnalazioni: il Sistema di Segnalazione garantisce che nessuna segnalazione (dalla fase della notifica a quella della decisione) possa essere cancellata e/o alterata.
7. SISTEMI A SUPPORTO DEL PROCESSO
Il processo è supportato da un sistema informativo dedicato i cui dettagli e modalità di utilizzo sono descritti nei paragrafi successivi e nella pagina di accesso dello stesso sistema.
TITOLO II – MODALITA’ DI SEGNALAZIONE E GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI
Al fine di consentire ai soggetti destinatari della presente Procedura di assolvere al proprio onere di segnalazione, DOLFIN ha predisposto – in ottemperanza alle disposizioni cui al d.lgs. 24/2023, attuativo della direttiva UE 2019/1937 – differenti canali attraverso i quali, i soggetti destinatari, possono effettuare le segnalazioni e regolamentato il processo di gestione delle segnalazioni come di seguito descritto.
8. CANALI DI SEGNALAZIONE
I soggetti privati possono effettuare le proprie segnalazioni attraverso i canali interni DOLFIN e quelli esterni, questi ultimi utilizzabili al ricorrere delle condizioni previste dalla legge, come esplicitato nei successivi paragrafi.
8.1. Canali di segnalazione interna
I canali di segnalazione interna di seguito meglio descritti consentono le segnalazioni sia in forma scritta che orale, anche in modalità anonima.
a) Sistema di segnalazione informatico
Il Sistema di segnalazione informatico, appositamente studiato, costituito da un’avanzata piattaforma web, è separata dai sistemi informatici della Società poiché ospitata da un server indipendente, che soddisfa tutti i requisiti previsti dalla normativa applicabile.
Il Sistema è raggiungibile all’URL https://dolfin.segnalazioni.net
Effettuato l’accesso, in caso di segnalazione anonima, il segnalante immette nella pagina “compilativa” del Sistema di Segnalazione la violazione riscontrata (compilando tutti i campi ivi richiesti).
In caso di segnalazione nominativa, il segnalante inserisce anche i propri dati identificativi negli appositi campi della pagina compilativa del Sistema di Segnalazione e riporta la violazione riscontrata (compilando tutti i campi ivi richiesti).
Il Sistema di Segnalazione consente al segnalante di inserire la segnalazione selezionando la tipologia di violazione, consentendo anche di inserire messaggi orali, che subiranno di default, un processo di alterazione della voce e di rimozione dei metadati. La segnalazione, previo consenso da richiedere al segnalante con successiva comunicazione, ai sensi dell’art. 14 comma 2 del D.lgs. 24/2023, è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante trascrizione integrale. In caso di trascrizione, la persona segnalante può verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.
Ricevuta la segnalazione, il Sistema di Segnalazione rende anonimi i dati del segnalante e del segnalato e li inserisce automaticamente in un archivio separato gestito - con modalità informatiche - dal Gestore delle Segnalazioni ed accessibile solo a quest’ultimo, nel quale tali dati verranno custoditi. I dati personali contenuti in ciascun archivio sono criptati mediante l’utilizzo di chiavi di criptazione dedicate e differenti.
Il Sistema di Segnalazione visualizza quindi una informativa iniziale di conferma della ricezione e presa in carico della segnalazione e fornisce il codice identificativo univoco della segnalazione, attraverso il quale il segnalante potrà accedere al Sistema di Segnalazione per verificare eventuali richieste di chiarimenti e lo stato di valutazione della segnalazione. Tale codice non consente di identificare in alcun modo il segnalante, che pertanto può rimanere anonimo e, nello stesso tempo, accedere alla segnalazione, verificarne lo stato e rispondere a eventuali richieste di chiarimento.
È dovere di ciascun segnalante custodire diligentemente il codice identificativo univoco della segnalazione, non rilasciarlo ad altri e non consentire a terzi di accedere alle informazioni sulla segnalazione.
b) Incontro con personale addetto
Su richiesta del segnalante stesso, espressa sempre per il tramite della piattaforma informatica, è possibile prevedere la segnalazione in presenza mediante un incontro diretto entro un termine ragionevole. In tal caso, è assicurata, su espresso consenso della persona segnalante, ai sensi dell’art. 14 comma 4 del D.lgs. 24/2023, la conservazione della documentazione completa e accurata di tale incontro su supporto durevole che consenta l’accesso alle informazioni. Le segnalazioni rilasciate mediante incontro in presenza, previo consenso della persona segnalante, possono essere documentate a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell'incontro mediante la propria sottoscrizione. Tutte le informazioni sopra citate vengono archiviate e conservate con le modalità indicate alla sezione 17.
c) Altri casi
Al fine di garantirne la tracciabilità, tutte le segnalazioni ricevute dal Gestore delle Segnalazioni al di fuori della piattaforma informatica o degli incontri col personale addetto, che siano considerate rilevanti vengono inserite, a cura dello stesso Gestore delle Segnalazioni, entro 48 ore lavorative dal ricevimento sulla piattaforma informatica dedicata.
Allo stesso modo, i soggetti della Società, diversi dai Gestori delle Segnalazioni, i quali ricevano erroneamente le segnalazioni, in qualunque forma, sono tenuti all’assoluta riservatezza delle informazioni acquisite e garantiscono il tempestivo inoltro, entro e non oltre 48 ore dalla ricezione, al Gestore delle Segnalazioni, tramite caricamento sulla piattaforma informatica, specificando nella descrizione di dettaglio che trattasi di inoltro di segnalazione ricevuta da terzi.
8.1.1. Segnalazione anonima
DOLFIN, in conformità alla normativa applicabile, garantisce la possibilità di effettuare segnalazioni in forma anonima, qualora adeguatamente circostanziate e di contenuto sufficientemente dettagliato da renderle verificabili.
In ogni caso, stante anche l’ampia tutela prevista per il segnalante, DOLFIN ed i suoi shareholder incoraggiano e promuovono le segnalazioni identificative poiché più efficaci e, in ogni caso, richiedono all’eventuale segnalante anonimo, di effettuare una segnalazione supportata da evidenze e il più circostanziata possibile.
8.2. Canale di segnalazione esterna presso ANAC
Ai sensi ed alle condizioni previste dal d.lgs. 24/2023 e secondo quanto indicato nella Delibera ANAC n°311 del 12 luglio 2023, l’ANAC rende disponibile un canale di segnalazione cd. esterno che garantisce la riservatezza della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della stessa e della relativa comunicazione.
È possibile effettuare una segnalazione esterna, utilizzando il suddetto canale esterno, esclusivamente ove ricorra una delle seguenti condizioni tassative:
• il canale interno non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal d.lgs. 24/2023 con riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni interne che devono essere in grado di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito, ovvero il Gestore non abbia intrapreso, entro i termini previsti (tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione), alcuna attività circa l’ammissibilità della segnalazione, la verifica della sussistenza dei fatti segnalati o la comunicazione dell’esito dell’istruttoria svolta;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, che se effettuasse una segnalazione interna:
a. o alla stessa non sarebbe dato efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto (ad esempio, si pensi all’ipotesi in cui vi sia il fondato timore che non sarebbe svolta alcuna attività a causa di un accordo tra chi riceve la segnalazione e la persona coinvolta nella violazione; o a seguito dell’occultamento o distruzione di prove di condotte illecite di cui il segnalante sia a conoscenza);
b. o questa potrebbe determinare il rischio di ritorsione (si pensi ad esempio all’ipotesi in cui il soggetto ha fondato timore di poter subire una ritorsione in ragione di situazioni ed eventi che si sono già verificati, come nel caso in cui al soggetto sia stata già prospettata l’evenienza di subire un pregiudizio in caso di segnalazione oppure lo stesso sia a conoscenza di precedenti ritorsioni o violazioni dell’obbligo di riservatezza);
• la persona segnalante ha fondato motivo – nei termini indicati al punto precedente - di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Si fa riferimento, ad esempio, al caso in cui la violazione richieda in modo evidente un intervento urgente da parte di un’autorità pubblica per salvaguardare un interesse che fa capo alla collettività quale ad esempio la salute, la sicurezza o la protezione dell’ambiente.
Le modalità di segnalazione tramite il canale di segnalazione esterna presso ANAC non rientrano nello scopo della presente Procedura, per cui si rimanda al testo del D.Lgs. 24/2023 ed alla Delibera ANAC n°311 del 12 luglio 2023.
8.3. Divulgazione pubblica
Ai sensi ed alle condizioni previste dal d.lgs. 24/2023 e secondo quanto indicato nella Delibera ANAC n°311 del 12 luglio 2023, il segnalante può effettuare la divulgazione pubblica delle informazioni sulle violazioni, rendendole di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.
È possibile effettuare una divulgazione pubblica, esclusivamente ove ricorra una delle seguenti condizioni tassative:
1. a una segnalazione interna, a cui non sia stato dato riscontro nei termini previsti (tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione), abbia fatto seguito una segnalazione esterna ad ANAC la quale, a sua volta, non ha fornito riscontro al segnalante entro termini ragionevoli (tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento);
2. la persona ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna ad ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli (tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento);
3. la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica in quanto ha fondato motivo, di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio, una situazione di emergenza o il rischio di danno irreversibile, anche all’incolumità fisica di una o più persone, che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne gli effetti);
4. la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica poiché ha fondati motivi – nei termini sopra precisati - di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito perché, ad esempio, teme che possano essere occultate o distrutte prove oppure che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
8.4. Denuncia all’Autorità giudiziaria
Il d.lgs. 24/2023 riconosce ai soggetti tutelati anche la possibilità di rivolgersi alle Autorità giudiziarie, per inoltrare una denuncia di condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo.
9. OGGETTO E CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI
a) Oggetto delle segnalazioni
La presente Procedura è applicabile alle segnalazioni relative a violazioni che possono avere impatto sulla Società e sull’attività dalla stessa esercitata.
In particolare, attraverso il Sistema di Segnalazione è possibile segnalare atti o fatti o omissioni che coinvolgono legali rappresentanti, amministratori, dirigenti e/o dipendenti della Società e/o – in ogni caso – di chiunque agisca in nome, per conto o nell’interesse di DOLFIN (a titolo esemplificativo: consulenti, fornitori, agenti, etc.).
Le violazioni oggetto della segnalazione possono riguardare:
e) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che costituiscano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l’integrità della Società
f) condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;
g) violazione di quanto previsto dai sistemi di gestione implementati in azienda;
h) in generale, tutto quanto indicato dall’art. 2, comma 1, lettera a) e allegati richiamati del D.lgs. 24/2023
Le segnalazioni prese in considerazione sono soltanto quelle che riguardano fatti riscontrati direttamente acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo dal whistleblower e non devono rappresentare rivendicazioni/istanze di carattere personale.
Le suddette violazioni non devono essere riportate attraverso il Sistema nel caso in cui le stesse siano emerse nell’ambito di audit, ovvero di qualunque ulteriore attività investigativa.
b) Contenuto delle segnalazioni
Le segnalazioni devono:
- riguardare situazioni di cui il segnalante sia venuto direttamente a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro con DOLFIN. Pertanto, esse includono tutte quelle condotte illecite o le omissioni di cui si è venuti a conoscenza in virtù del ruolo rivestito e in occasione dello svolgimento delle proprie attività lavorative, anche in maniera casuale (ivi incluse le violazioni rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/01);
- essere veritiere, circostanziate e fondate su elementi precisi e concordanti, riguardanti fatti riscontrabili e conosciuti direttamente dal whistleblower medesimo.
- contenere informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti effettive o potenziali violazioni che si sono verificate o che molto verosimilmente potrebbero verificarsi nell’organizzazione presso cui la persona segnalante lavora o ha lavorato, o in altra organizzazione con la quale la persona segnalante è o è stata in contatto nell’ambito della sua attività professionale, nonché tentativi di occultare tali violazioni.
Affinché le segnalazioni presentino i requisiti sopra indicati è utile che queste contengano informazioni sufficienti a fornire una completa ed esauriente rappresentazione dell’evento illecito, e precisamente, è utile inserire:
• salvo il caso di segnalazione anonima, gli elementi identificativi del Segnalante (ad esempio generalità, dati di contatto, qualifica o posizione professionale);
• la descrizione dei fatti oggetto di segnalazione, con indicazione delle circostanze conosciute (di modo, di tempo e di luogo) relative ai fatti segnalati, delle persone coinvolte e delle modalità con le quali se ne è avuta conoscenza;
• elementi identificativi del segnalato (o dei segnalati) quando noti e degli altri eventuali soggetti in grado di riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile supporto all’accertamento e alla verifica della sussistenza dei fatti oggetto di segnalazione;
• l’eventuale documentazione a supporto del fatto segnalato, utilizzando l’apposita funzione di caricamento (c.d. upload) dei documenti.
Si precisa che la mancanza di uno o più informazioni tra quelle sopra riportate non inficia la ricezione della segnalazione.
Il contenuto delle segnalazioni non potrà essere utilizzato oltre quanto necessario per dare alle stesse adeguato seguito.
10. PROCESSO DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI
10.1. Presa in carico e valutazione preliminare
Ricevuta la segnalazione, entro 7 giorni da quando è stata effettuata, il Gestore delle Segnalazioni, tramite il Sistema di Segnalazione, rilascia al segnalante un avviso di ricevimento.
Presa in carico la segnalazione, il Gestore delle Segnalazioni procede ad effettuarne una verifica preliminare di identificazione dell’oggetto, nonché della fondatezza delle circostanze ed eventi rappresentati.
Qualora la segnalazione risulti manifestamente infondata, il Gestore delle Segnalazioni procede all’archiviazione motivata da nota di accompagnamento.
Invece, qualora la segnalazione fondata risulti, tuttavia, non sufficientemente dettagliata, il Gestore delle Segnalazioni provvede a formulare al segnalante le opportune richieste di integrazioni/chiarimenti.
Nel caso in cui, nel corso delle analisi, emergano situazioni di potenziale conflitto di interessi (non rilevabili al momento della segnalazione) con il Gestore delle Segnalazioni, questo è tenuto a comunicarlo al Vertice aziendale.
10.2. Istruttoria
La fase istruttoria è volta all’accertamento dei fatti segnalati. Il Gestore, pertanto, provvede a svolgere gli accertamenti istruttori opportuni, eventualmente anche attraverso il supporto di uno o più consulenti esterni, garantendo, ove possibile e necessario, le interlocuzioni con il segnalante.
In tale ultimo caso, il Gestore definisce uno specifico Piano di Investigazione, in cui sono individuate:
- le modalità di svolgimento dell’investigazione (richieste di integrazioni/chiarimenti al segnalante, svolgimento degli accertamenti ritenuti necessari, etc.);
- le possibili funzioni aziendali competenti sulla materia ed eventualmente per territorio; e
- le tempistiche entro cui concludere l’investigazione.
Ai fini dell’accertamento, il Gestore può:
• verificare l’esistenza di ulteriori procedimenti disciplinari a carico del soggetto segnalato;
• richiedere l’audizione personale del segnalante e/o di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti;
• avvalersi, di altre Funzioni di DOLFIN e/o di soggetti terzi (es. consulenti), qualora per la natura e la complessità delle verifiche, risulti necessario un loro coinvolgimento.
Gli organi della Società e/o le funzioni aziendali coinvolte nel “piano di investigazione” devono garantire piena collaborazione al Gestore per quanto necessario allo svolgimento dell’istruttoria, nel rispetto dei principi e delle garanzie previsti da questa Procedura.
Le attività di investigazione vengono condotte nel rispetto di tutte le norme applicabili a tutela, tanto del soggetto. Segnalante, quanto del Segnalato.
Entro tre mesi dall’invio dell’avviso di ricevimento della segnalazione, oppure, dalla scadenza del termine di sette giorni dal ricevimento della segnalazione quando non sia stato possibile inoltrare l’avviso di ricevimento al Segnalante, questo deve essere informato dello stato della segnalazione.
10.3. Decisione e misure in risposta alla segnalazione
Alla luce delle risultanze istruttorie il Gestore:
- classifica nei propri report la segnalazione, a seconda dei casi, come “Fondata” o “Non Fondata”;
predispone una relazione sugli esiti delle indagini nella quale sono indicati gli esiti delle investigazioni istruttorie.
Non spetta al Gestore accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dall’ente/amministrazione oggetto di segnalazione.
La relazione è trasmessa al Vertice aziendale che procede alla definizione ed attribuzione delle responsabilità e assume, eventualmente, le azioni che si rendano necessarie secondo quanto previsto dalla presente procedura e dalla legislazione vigente.
Le eventuali misure disciplinari devono essere adeguate e proporzionate alla violazione accertata, anche tenuto conto dell’eventuale rilevanza penale dei comportamenti posti in essere, e devono essere conformi a quanto previsto dalla normativa giuslavoristica nazionale applicabile.
Delle sanzioni e delle azioni correttive assunte viene data informativa, dalla competente funzione, al Gestore, il quale provvede all’aggiornamento del fascicolo relativo alla segnalazione di interesse.
TITOLO III – TUTELE E SISTEMA SANZIONATORIO
11. TUTELA E DOVERI DEL SEGNALANTE
Le persone coinvolte nella gestione delle segnalazioni sono tenute a garantire la riservatezza sull’esistenza e sul contenuto della segnalazione, nonché sulla identità dei soggetti segnalanti (ove comunicati) e segnalati.
Ogni comunicazione relativa all’esistenza e al contenuto della segnalazione, nonché all’identità dei segnalanti (ove comunicati) e segnalati, deve seguire rigorosamente il criterio del “need to know” che limita l’accesso alle sole informazioni necessarie ai fini dell’attività istruttoria della segnalazione.
Si precisa che, in conformità al dettato normativo, le tutele previste per il segnalante sono estese anche ai soggetti connessi a quest’ultimo .
11.1. Tutela dell’identità del segnalante e della riservatezza delle informazioni
DOLFIN garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante (ove comunicata) e la riservatezza delle informazioni contenute nelle segnalazioni in ogni fase del processo di gestione della segnalazione, nei limiti in cui l’anonimato e la riservatezza siano opponibili in base alle norme di legge.
In particolare, è compito del Gestore assicurare la segretezza dell’identità del segnalante (ove comunicata) dal momento della presa in carico della segnalazione fino al termine degli accertamenti sulla fondatezza della stessa, anche nelle ipotesi in cui dovesse rivelarsi errata o infondata. Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
L’identità del segnalante (ove comunicata) e qualsiasi altra informazione dalla quale può evincersi direttamente o indirettamente, non possono essere rivelate - senza il suo consenso espresso - a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati (Titolare e responsabile del trattamento dei dati, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 e codice in materia di protezione dei dati personali).
Nel caso di trasmissione della segnalazione ad altre strutture/organi/terzi per lo svolgimento delle attività istruttorie, è obbligo del Gestore separare i dati identificativi del segnalante (ove noti) dal contenuto della segnalazione, in modo che i fatti denunciati possano essere processati in modalità anonima e che l’associazione della segnalazione alla identità del segnalante (ove nota) avvenga nei soli casi in cui ciò sia strettamente necessario.
Per le segnalazioni trasmesse attraverso la piattaforma informatica di cui ai precedenti paragrafi, la riservatezza del segnalante è garantita con le seguenti modalità:
• è un’avanzata piattaforma web, separata e indipendente dai sistemi informatici della Società, in quanto ospitata su un server indipendente che consente di effettuare le segnalazioni da qualunque dispositivo, in modo altamente confidenziale e facilitato, garantendo la protezione dei dati identificativi dei segnalanti, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia;
• garantisce elevati standard di sicurezza, non tracciabilità e integrità delle informazioni e di riservatezza della identità del segnalato e del segnalante, lasciando la possibilità al segnalante di inserire la segnalazione anche in modalità anonima;
• la piattaforma adotta la politica “no-log”, non rileva cioè in alcun modo, diretto o indiretto, informazioni sulle modalità di connessione (ad esempio, server, indirizzo IP, mac address), garantendo così il completo anonimato nell’accesso. Questo significa, in particolare, che i sistemi informatici non sono in grado di identificare il punto di accesso al portale (indirizzo IP), anche nel caso in cui l’accesso venisse effettuato da un computer connesso alla rete della Società;
• la piattaforma garantisce elevati standard di sicurezza, impiegando algoritmi di cifratura avanzata e altri metodi di protezione da accessi non autorizzati. Le segnalazioni rilasciate tramite comunicazione verbale permettono, di default, il mancato riconoscimento della voce stessa;
• la piattaforma assegna un codice identificativo (cd. codice ID) alla segnalazione al fine di tutelare l’identità del segnalante;
• per l’accesso tramite Internet sul sito web della Società (disponibile per chiunque, dipendenti compresi) non viene richiesta alcuna registrazione, e il Segnalante può restare anonimo. Quest’ultimo, se lo ritiene, può altrimenti indicare il proprio nominativo fornendo espresso consenso affinché le proprie generalità siano comunicate.
La divulgazione dell’identità del segnalante (ove nota) e di qualsiasi altra informazione da cui si possa dedurre direttamente o indirettamente l’identità della persona segnalante è ammessa solo qualora ciò rappresenti un obbligo necessario e proporzionato imposto dal diritto dell’Unione europea o nazionale nel contesto di indagini da parte delle autorità nazionali o di procedimenti giudiziari, anche al fine di salvaguardare i diritti della difesa della persona coinvolta.
Il Segnalato, infatti, non potrà richiedere di conoscere il nominativo del Segnalante, fatti salvi i casi espressamente previsti dalla legge.
Nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dalla Società, l'identità del segnalante (ove nota) non può essere rivelata ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.
Qualora invece la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità. In tali casi è dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.
Il segnalante che effettui una divulgazione pubblica, sui mezzi di informazione, beneficia della protezione prevista dalla presente Procedura, nonché dai dettami normativi, se ricorre una delle condizioni riportate al paragrafo 8.3.
11.2. Divieto di atti ritorsivi, vessatori o discriminatori
Nei confronti del segnalante non è consentita, né tollerata, nessuna forma di ritorsione vessazione, o misura discriminatoria, diretta o indiretta, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione. Tale protezione è garantita anche quando la segnalazione, seppur infondata, sia stata effettuata in buona fede e con ragionevolezza.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, ai sensi del d.lgs. 24/2023, costituiscono ritorsioni: il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; la retrocessione di grado o la mancata promozione; il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro; la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa; le note di merito negative o le referenze negative; l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria; la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo; la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole; la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione; il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine; i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi; l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell'industria in futuro; la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; l'annullamento di una licenza o di un permesso; la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
Il soggetto segnalante che ritiene di aver subito atti discriminatori in ragione della segnalazione effettuata, deve fornirne notizia circostanziata al Gestore, inoltrando un’apposita segnalazione attraverso i Canali interni messi a disposizione.
In tali casi il Gestore garantisce lo svolgimento tempestivo delle indagini, con il supporto delle funzioni interessate dai fatti oggetto di segnalazione.
In particolare, valutata la sussistenza degli elementi, segnala l’ipotesi di atti ritorsivi, vessatori o discriminatori al Responsabile delle Risorse Umane, il quale valuta gli atti o provvedimenti necessari a rimediare agli effetti negativi di eventuali accertati atti ritorsivi, vessatori o discriminatori e la sussistenza degli estremi per avviare il procedimento disciplinare nei confronti del soggetto autore dei suddetti atti.
Inoltre, qualora il Segnalante sia un dipendente, il Gestore - avvalendosi degli Uffici competenti – monitora lo svolgimento della vita lavorativa del dipendente per un periodo di almeno 2 anni dalla data della segnalazione, per accertare l’assenza di azioni discriminatorie o altre forme di ritorsione conseguenti alla segnalazione stessa.
Quanto sopra si applica anche ai soggetti facilitatori del segnalante, alle persone legate al segnalante da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado e che operino nello stesso contesto lavorativo, ai colleghi del segnalante, agli enti di proprietà del segnalante o che operano nel medesimo contesto lavorativo.
Qualora il soggetto segnalante che ritiene di aver subito atti discriminatori in ragione della segnalazione effettuata, abbia fondato motivo di ritenere che i soggetti sopra indicati non abbiano dato adeguato seguito alla segnalazione di atti discriminatori o abbiano agito in maniera non conforme a quanto previsto dalla presente procedura, potrà rivolgersi ad ANAC, con le modalità previste dalla Linee Guida sopra citate.
11.3. Interesse privato e corresponsabilità del segnalante
Il segnalante è tenuto a dichiarare la sussistenza di un eventuale proprio interesse privato collegato alla segnalazione.
Qualora questo sia corresponsabile delle violazioni oggetto di segnalazione, nei confronti dello stesso potrà essere applicata una attenuazione delle misure disciplinari proporzionata al contributo fornito dalla segnalazione alla scoperta e/o alla prevenzione delle suddette violazioni.
Il Sistema di Segnalazione è pertanto configurato in modo tale da consentire al segnalante di rendere nota (i) la sussistenza di un interesse privato in relazione alla segnalazione nonché (ii) la propria eventuale corresponsabilità in relazione agli atti o fatti oggetto della segnalazione.
12. TUTELA DEL SEGNALATO
La Società richiede che tutti collaborino al mantenimento di un clima di reciproco rispetto e vieta e sanziona atteggiamenti che possano ledere la dignità, l’onore e la reputazione di ciascuno. Le garanzie di riservatezza fissate dalla presente procedura tutelano anche il soggetto segnalato o gli altri soggetti coinvolti.
Il Segnalato può essere sentito o viene sentito, dietro sua richiesta, anche mediante procedimento cartolare attraverso l'acquisizione di osservazioni scritte e documenti. Tale soggetto non ha il diritto di essere sempre informato della segnalazione che lo riguarda ma solo nell’ambito del procedimento eventualmente avviato nei suoi confronti a seguito della conclusione della gestione della segnalazione e nel caso in cui tale procedimento sia fondato in tutto o in parte sulla segnalazione.
Il Gestore valuta le modalità con cui informare il soggetto segnalato, nei casi previsti, in merito alla trasmissione di una segnalazione a suo carico, alla violazione contestata, allo svolgimento del relativo procedimento e all’esito dello stesso.
In particolare, il momento in cui il segnalato viene messo al corrente della segnalazione a suo carico deve essere valutato caso per caso, verificando se l’invio di tale informativa possa pregiudicare lo svolgimento delle indagini necessarie all’accertamento dei fatti oggetto di segnalazione o se, invece, il coinvolgimento del segnalato sia necessario per lo sviluppo dell’indagine.
Il segnalato non è sanzionabile in assenza di riscontri oggettivi della violazione segnalata, oppure senza che si sia proceduto ad indagare i fatti oggetto di segnalazione e provveduto a contestare i relativi addebiti come previsto dalle normative applicabili.
Ad ulteriore tutela del segnalato, restano impregiudicate le azioni e facoltà consentitegli dalla legge.
Si specifica che è tutelata altresì l’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore del segnalante.
13. SISTEMA SANZIONATORIO
DOLFIN assume adeguati provvedimenti disciplinari nei confronti:
• del Gestore delle Segnalazioni che non adempia agli obblighi previsti dalla presente procedura;
• di chi si renda responsabile di qualsivoglia atto di ritorsione o discriminatorio o comunque di pregiudizio illegittimo, diretto o indiretto, nei confronti del segnalante (e/o di chiunque abbia collaborato all’accertamento dei fatti oggetto di una segnalazione e/o dei soggetti connessi al segnalante) per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione;
• del segnalato, per le responsabilità accertate;
• di chiunque violi gli obblighi di riservatezza richiamati dalla presente Procedura;
• di coloro, come previsto dalla legge, che abbiano effettuato una segnalazione infondata con dolo o colpa grave;
• di chi abusi dello strumento della segnalazione, come ad esempio effettuazione di segnalazioni con finalità opportunistiche e/o allo scopo di danneggiare l’accusato.
Le sanzioni applicabili vengono integrate con quelle del Sistema Disciplinare attuato dall’organizzazione e di cui alla normativa giuslavoristica e contrattuale applicabile.
TITOLO IV – DISPOSIZIONI CONCLUSIVE
14. REPORTING PERIODICO ANNUALE
Il Gestore delle Segnalazioni, con frequenza almeno annuale, redige una relazione sulle segnalazioni archiviate e sulle risultanze delle attività svolte in relazione alle segnalazioni oggetto di istruttoria. La relazione è trasmessa agli organi di amministrazione e controllo competenti.
15. SUPPORTO E ASSISTENZA
Per qualsiasi dubbio, chiarimento o consiglio relativo a questa Procedura (che non sia inerente a una specifica segnalazione) gli interessati possono sempre rivolgersi al Gestore delle Segnalazioni che è a loro disposizione per fornire ogni supporto necessario.
16. RESPONSABILITÀ DI AGGIORNAMENTO
Le Funzioni coinvolte, ciascuno per quanto di propria competenza, sono responsabili della rilevazione degli accadimenti aziendali di carattere operativo che comportano la necessità di aggiornamento della presente procedura e avanzano relativa richiesta di recepimento al Gestore delle Segnalazioni, il quale provvede alla valutazione di eventuali rischi di non conformità e provvede alle proposte di modifiche e/o integrazioni ritenute opportune al Vertice aziendale.
17. ARCHIVIAZIONE, CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE E TRACCIABILITÀ
Le Funzioni coinvolte assicurano, ciascuna per quanto di competenza e anche mediante i sistemi informativi utilizzati, la tracciabilità dei dati, delle informazioni e dei controlli e provvedono alla conservazione ed archiviazione della documentazione prodotta, cartacea e/o elettronica, in modo da consentire la ricostruzione delle diverse fasi del processo stesso.
Le segnalazioni ricevute mediante il Sistema di Segnalazione Informatico, di cui al paragrafo 8.1 lettera a) (unitamente alla relativa documentazione eventualmente allegata) sono salvate nell’archivio informatico dello stesso Sistema di Segnalazione, che non consente alcuna forma di cancellazione e/o alterazione. L’archivio è protetto con misure di crittografia, restrizioni accesso e tracciabilità di ogni attività.
Tutta la documentazione raccolta e prodotta in occasione degli incontri di cui al paragrafo 8.1 lettera b) sarà conservata in appositi archivi, accessibili solamente dal Gestore ed in grado di assicurare le caratteristiche di protezione, disponibilità e riservatezza richieste dalla legge.
Tutta la documentazione raccolta in occasione delle segnalazioni di cui al paragrafo 8.1 lettera c) dovrà essere consegnata dal soggetto che ha ricevuto la segnalazione prima possibile direttamente al Gestore delle Segnalazioni, che la conserverà con le modalità indicate nel capoverso precedente.
Tutta la sopra citata documentazione deve essere conservata per un periodo di tempo adeguato e comunque non superiore a 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla presente Procedura.
Nel caso di cambio del Gestore delle Segnalazioni dovrà essere effettuato un passaggio di consegne, incluso il passaggio dei dati raccolti ed una relazione su eventuali indagini in corso, risultanze di indagini concluse e monitoraggio di assenza di ritorsioni, che sia formalizzato da apposito verbale e che garantisca un’adeguata protezione e riservatezza dei dati stessi.
18. TRATTAMENTO DEI DATI
Il Trattamento dei dati personali inerenti il Sistema di Gestione del Whistleblowing avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), nonché di eventuali altre leggi e/o regolamenti applicabili e compatibili e dell’informativa pubblicata nella pagina di accesso della piattaforma informatica (all’ indirizzo https://dolfin.segnalazioni.net - di seguito “Informativa”).
La gestione delle segnalazioni implica quanto meno il trattamento dei dati personali del segnalante (ove la segnalazione sia nominativa), del soggetto segnalato (ad esempio: nome, cognome, posizione ricoperta, ecc.), di eventuali terzi soggetti, nonché ogni ulteriore informazione raccolta nel contesto delle indagini necessaria ad accertare la fondatezza della segnalazione. I dati raccolti sono utilizzati in via esclusiva per il trattamento della segnalazione e quelli non utili allo scopo vengono immediatamente eliminati.
Il processo di gestione delle segnalazioni è improntato sul principio di “garanzia di riservatezza e anonimato” e il “principio di riservatezza del Segnalante” e, pertanto, nelle more del processo interno di accertamento, è garantita la massima riservatezza.
Qualora previsto dalle applicabili disposizioni di legge, gli interessati possono esercitare i diritti previsti dal GDPR inviando una comunicazione per posta elettronica all’indirizzo Titolare del Trattamento dei Dati, Dolfin S.p.A: privacy@dolfin.it
Viene inoltre garantito il diritto di rivolgersi all’autorità per la protezione dei dati, competente in materia di trattamento illecito dei dati.
È sempre tutelata la riservatezza del Segnalante, la cui identità non può essere rivelata al Segnalato salvo i casi previsti dalla legge, al fine di evitare ritorsioni, minacce, violenze, discriminazioni ecc. dirette o indirette nei suoi confronti per motivi collegati, direttamente o indirettamente alla segnalazione. Tale principio non è garantito nel caso di segnalazione illecita.
La Società si riserva la facoltà di limitare o ritardare l’esercizio di detti diritti, conformemente a quanto stabilito dalle applicabili disposizioni di legge, nel caso in cui possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del segnalante e la compromissione della possibilità di verificare la fondatezza della segnalazione e/o di individuare le prove. In nessuna circostanza il segnalato, o terzi soggetti, potranno esercitare i propri diritti di accesso per ottenere informazioni sull’identità del segnalante, salvo che quest’ultimo abbia effettuato una segnalazione illecita.
La Società si riserva la facoltà di valutare le specifiche circostanze e condizioni che rendano opportuna una specifica informativa al segnalato sulla conclusione del procedimento, al fine di evitare ogni abuso e garantirne la tutela in qualità di interessato al trattamento dati.
